Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja Tampereen Seudun Mobilistit ry:n jäsenille, muille sidosryhmille ja verkkosivujen käyttäjille. 

1. Rekisterinpitäjä 

Rekisterinpitäjä: Tampereen Seudun Mobilistit ry Y-tunnus 0155530-7 Osoite: PL 28 33100 Tampere Sähköposti: tammob1964@gmail.com 

2. Yhteyshenkilö 

Yhteyshenkilö: Martti Piltz Osoite: PL 28, 33100 Tampere Sähköposti: tammob1964@gmail.com Puhelin: 045-666 3111

3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri 

Yhdistyksessä käsitellään Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden, Yhdistykseltä tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä Yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja. Henkilöiden tietoja käytetään myös lehden ja jäsenkirjeiden postitukseen ja jäsenmaksujen seurantaan. Varsinaisesta jäsenrekisteristä vastaa Suomen ajoneuvohistoriallinen keskusliitto SAHK ry. Yhdistyksen nimetyillä henkilöillä on pääsy SAHK:n jäsenrekisteriin. 

4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus 

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa: 

• tapahtumien ja -palveluiden järjestäminen

• tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen

• maksuseuranta 

• Yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan kehittäminen 

5. Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyperusteet 

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja (käsittelyperusteet: ilmoittautumisen tai oston yhteydessä syntyvä sopimus, henkilön suostumus): 

• Nimitiedot 

• Osoitetiedot 

• Puhelinnumero 

• Sähköpostiosoite 

• Tapahtumien ilmoittautumisten muut mahdolliset lisätiedot 

Tietojen käsittely voi myös perustua muihin Yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki). Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään hänen omalla suostumuksellaan (esim. paperilla, sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai teknisellä lomakkeella). Lisäksi teknisten lomakkeiden täyttämisen ja sähköisen viestinnän yhteydessä syntyy teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoa. 

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu salasana suojattuihin tiedostoihin, ja järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi. Mahdollisessa manuaalisessa aineistossa (esim. osallistujaluettelot) henkilötietojen määrä minimoidaan ja aineistoa käsitellään huolellisesti. Henkilötietoja Yhdistyksen lukuun käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm. tietosuojalain 35 §:n nojalla. 

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille (esim. Suomen ajoneuvohistoriallinen keskusliitto SAHK ry) tapahtumaviestinnän tarpeisiin, tapahtumien sekä muiden Yhdistyksen palveluiden toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme sopimusteitse, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tietojen käsittelystä sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. EU:n ja Yhdysvaltain välinen ns. Privacy Shield - ohjelma https://www.privacyshield.gov/list) 

10. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on välttämätöntä. Lähtökohtaisesti poistamme tiedot viimeistään tietojen luovuttamista seuraavan vuoden maaliskuussa. Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti, tai muutoin Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella. 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, käsitelläänkö Yhdistyksessä hänen tietojaan, mitä häntä koskevia tietoja Yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu. Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä Yhdistykselle. 

Poisto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietonsa. Kaikkia tietoja ei kuitenkaan välttämättä poisteta pyydettäessä. Pyynnöt henkilötietojen poistamisesta käsitellään ja arvioidaan, onko tietojen poistaminen perusteltua. Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain nojalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen. 

Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto 

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn, vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietojaan käsitellään. Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu. 

12. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.